MAG3 : « L’un des meilleurs congrès organisés ces dernières années »

Organiser une convention d’entreprise de 650 participants : le retour d'expérience de MAG3.

Une assemblée générale au service de la profession

Si le rendez-vous annuel MAG3 répond à une obligation statutaire, il constitue un temps fort également pour le réseau. « C’est l’occasion de réunir un maximum d’adhérents pour qu’ils puissent se rencontrer, échanger entre eux et avec les organes dirigeants de l’association sur leurs actions, leurs difficultés ou les problématiques qu’ils rencontrent au quotidien », explique Jean-Baptiste Barthélemy.

Faire se rencontrer le terrain et les experts

L’autre objectif de la convention est de permettre aux agents généraux d’échanger avec les équipes d’Allianz qu’ils rencontrent rarement dans leur activité quotidienne.

Pour cela, l’événement s’appuie sur un programme dense d’ateliers thématiques : marché des particuliers, santé, prévoyance, assurance-vie, épargne, gestion des outils informatiques… « À chaque fois, nous faisons intervenir les services de la compagnie qui conçoivent les produits, gèrent l’indemnisation ou les outils informatiques. »

Avec un rythme soutenu : quatre ateliers de 45 minutes s’enchaînent sur une seule matinée pour les agents participants. Pas de temps à perdre donc…

Des besoins très précis en matière d’espaces

On comprend vite pourquoi cette organisation impose un cahier des charges exigeant : une salle plénière capable d’accueillir l’ensemble des participants, soit au minimum 700 places ; et en parallèle, 6 à 7 salles de commission pouvant accueillir simultanément entre 80 et 100 personnes.

« Nous utilisons toutes les salles en même temps. Cela suppose de disposer d’espaces tout équipés, de différents formats sur les deux jours, et proches les uns des autres. »

Un village d’exposants au cœur de l’événement

À ces espaces s’ajoute aussi un village partenaires, particulièrement important pour ce type de rendez-vous. Ce dernier permet aux professionnels qui gravitent autour du métier de rencontrer les agents généraux proposant leurs produits.

« L’événement nécessite une surface d’exposition suffisamment importante pour accueillir l’ensemble des partenaires » précise Jean-Baptiste Barthélemy. Cette année, le village réunissait 40 stands.

Circulation et accessibilité, deux critères majeurs

Alors comment choisir le lieu adapté ? Pour l’organisateur, la visite préalable des lieux est l’étape incontournable. « J’ai besoin d’imaginer comment vont circuler les participants à l’intérieur. A savoir quand ils terminent les ateliers, comment ils vont pouvoir rejoindre les autres espaces. »

Avec des participants venus de toute la France, l’accessibilité de la destination et du lieu de congrès est un facteur tout aussi déterminant. « Ce qui est important, c’est de pouvoir rejoindre aisément le lieu de la convention en train » ajoute Jean-Baptiste Barthélemy.

Objectif : limiter les transferts et d’éviter la mise en place de dispositifs logistiques lourds. « Il ne faut pas être trop éloigné de la gare pour que les participants puissent circuler facilement entre leur hôtel, le centre de congrès et leur moyen de transport. »

Un choix qui répondait à l’ensemble du cahier des charges

Pour cette édition, Rennes était en concurrence avec deux villes du Grand Ouest. Mais le choix s’est finalement porté sur le Couvent des Jacobins. « Le centre des congrès répondait à tous nos critères sur les espaces d’exposition, de plénière, les salles d’ateliers, la localisation en centre-ville et l’environnement piétonnier. »

L’architecture du site a également marqué l’organisateur comme les participants. Habitués à des centres de congrès plus conventionnels, « beaucoup ont été impressionnés par l’architecture, la mise en valeur du bâtiment historique et le mélange entre l’ancien et le moderne » explique Jean-Baptiste Barthélemy.

L’unité de lieu, un vrai « plus »

La soirée de gala s’est tenue quant à elle à la Halle Martenot, en plein centre-ville de Rennes, à 5 minutes à pied du Couvent des Jacobins. Là encore, la proximité a joué un rôle important. « Tout s’est fait à pied. La salle était à côté du centre de congrès et des hôtels. » De quoi enrichir encore l’expérience des participants. Et pour bon nombre d’entre eux, la découverte de Rennes et son centre-ville typique a constitué une bonne surprise.

Une édition particulièrement réussie

Au terme de la convention, le bilan dressé par l’organisateur est donc sans ambiguïté. Une réussite qu’il attribue autant à la qualité des infrastructures qu’à l’organisation générale et à l’accompagnement des équipes sur place. « Je les ai félicités chaleureusement car c’est l’un des meilleurs congrès que j’ai organisé depuis pas mal d’années. Aussi bien en termes de lieu, d’unité de lieu, de soirée que d’équipe sur place » conclut Jean-Baptiste Barthélemy.

Découvrez les espaces choisis par l’organisateur :

• Le Grand Auditorium en format plénière
• La Nef en format atelier
• Les salles de commission n°1, 2, 3, 4, 5, 6, 8 en format atelier
• Les galeries du cloître Sud, Est, la Halle 0 et l’Atrium, en format exposition, pauses et cocktails déjeunatoires
• La mezzanine, en espace d’accueil.

Consultez le plan 3D du centre des congrès.