Un Grand Auditorium pouvant accueillir jusqu’à 1 200 personnes, jusqu’à 400 personnes dans l’Auditorium patrimonial (la Nef), une salle plane (le Carré) pour 500 personnes, 25 salles de commissions de 40 à 400 places chacune, 4 000 m2 d’exposition et de restauration avec jusqu’à 1 500 personnes en dîner assis et 3 000 personnes en cocktail… Le Couvent des Jacobins est un espace unique capable d’accueillir votre événement de A à Z, du petit déjeuner à la soirée de gala, en passant par des plénières, ateliers et échanges avec les exposants.
Convention Harmonie Mutuelle, Assemblée Générale MAIF, Assemblées Générales MGEN… Ils ont choisi le Couvent pour de nombreuses raisons, et partagent leurs expériences. Découvrez leurs témoignages !
Une accessibilité qui fluidifie les déplacements
Fin mai 2022, l’assemblée générale MAIF a réuni 1300 militants à Rennes depuis la France entière. « Nous avons été agréablement surpris par son aspect très fonctionnel et son accessibilité puisqu’il est situé en plein cœur de ville » explique Nadine Brunet, chargée de projets événementiels à la MAIF. Une facilité d’accès qui concerne la ville comme son centre des congrès. « Rennes est globalement très accessible, notamment depuis Paris (1h25), ce qui était important pour nos militants venus de partout en France » ajoute-t-elle. « La plupart des participants venaient en train et nos bénévoles locaux ont pu les accueillir et assurer la logistique matérielle vers les hôtels » confirme la MGEN. « Au niveau de l’accessibilité, Rennes est bien dimensionnée. Avec des hôtels à quelques pas de la gare TGV et le métro, il est facile de se déplacer. »
Même chose pour Harmonie Mutuelle, dont la convention s’est déroulée fin juin 2022 : « La localisation du Couvent des Jacobins nous a permis de réunir plus de 300 personnes tout près de la gare SNCF, avec une offre hôtelière à proximité immédiate du centre de congrès » explique Amélie Vittet, Responsable d’activité Accompagnement et Coopérations internes à la Direction de la communication d’Harmonie Mutuelle.
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De la plénière à la soirée, un lieu modulable à souhait
Organiser une assemblée générale ou organiser une convention d’entreprise requiert avant tout une chose : trouver un lieu permettant la tenue d’une plénière. Lieu qui doit également être très fonctionnel, car beaucoup d’organisateurs souhaitent proposer plusieurs formats (ateliers, expositions, conférence, plénière, parcours…). « Le Couvent des Jacobins répondait en tous points à notre cahier des charges » confirme Amélie Vittet, de Harmonie Mutuelle. « Rassembler 400 personnes en plénière, dans une salle agréable et moderne tant pour nos intervenants que les participants, mais également disposer d’espaces de convivialité, de travail et de vote ».
Les auditoriums doivent être confortables – les plénières pouvant durant plusieurs heures – et dotées d’équipements modernes pour permettre aux intervenants comme aux participants de s’exprimer ou de voter. « Les AG de la MGEN sont comparables à un événement télévisé majeur, avec une régie de télévision, 5 caméras, une grue et un plateau professionnel que nous avons pu installer sans problème » confirme Sif Ourabah, Directeur de la communication de la communication de MGEN, dont le groupe a organisé ses AG les 9 et 10 juillet 2019. Et de rappeler : « L’assemblée générale est un […] événement pendant lequel des décisions majeures sont prises, donc autant le faire dans les meilleures conditions de travail et de confort ! ».
Un congrès et une soirée de gala au même endroit, c’est possible !
La MAIF a choisi d’organiser son assemblée générale ainsi que sa soirée de gala au Couvent des Jacobins. Un « tout-en-un » très pratique pour les participants comme les organisateurs. « La soirée, qui accueillait près de 1800 personnes – soit 500 personnes supplémentaires – était un vrai challenge puisqu’elle se déroulait au même endroit que le congrès » explique Nadine Brunet, chargée de projets événementiels.
Si « toutes les équipes de l’organisation étaient à pied d’œuvre pour transformer les espaces de journée en cocktail dinatoire avec animations, organisé sur 3 niveaux », ce choix comporte certains avantages selon elle : « cela évite de déplacer 1800 personnes ! ». Idem pour la MGEN « Tout a pu être réalisé sur place : les deux déjeuners du premier et du deuxième jour, ainsi que le dîner conclusif avec orchestre, apéritif dans le cloître et une animation dans les jardins. Nous avons pu varier les tableaux et les lieux et concentrer notre espace de rencontres au Couvent » explique son Directeur de la communication.
La situation centrale du centre des congrès de Rennes simplifie les déplacements de l’hôtel au centre des congrès. L’occasion pour les organisateurs qui souhaitent faire découvrir d’autres lieux à leurs participants, ou le centre historique de la capitale bretonne. Également de limiter son empreinte carbone en privilégiant les déplacements en transport en commun (comme le métro) et à pied. Il est également possible d’organiser son dîner ou sa soirée de gala dans l’un des nombreux lieux d’accueil de Rennes pour les organisateurs qui le souhaitent.
Une équipe expérimentée pour un accueil facilité
Avec une partie contemporaine et une partie historique sur 16 000 m2 de surface totale, le Couvent des Jacobins a de quoi effrayer ! Pas de panique, l’équipe du centre des congrès de Rennes connaît le lieu « comme sa poche ». Une équipe à taille humaine considérée par les organisateurs comme « à l’écoute, agréable, facilitatrice, et professionnelle du début à la fin », comme l’explique Nadine Brunet, de la MAIF.De quoi contribuer à la réussite de vos événements !
Durant les mois précédents votre événement jusqu’au jour J, une chargée d’affaires et un régisseur général vous guideront dans l’organisation de votre assemblée générale ou votre convention. La mise en place d’une signalétique dédiée, celui dès l’arrivée en gare, est également possible, tout comme de nombreuses autres options destinées à vous faciliter la vie. « Même si l’architecture du Couvent des Jacobins est inhabituelle car sur plusieurs niveaux, tout a été fluide : l’accueil des participants la restauration sur place, l’hébergement et les navettes pour les hôtels un peu plus éloignés, l’organisation du vote, l’émargement, la signalétique… » résume Nadine Brunet, de la MAIF.
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