eko Events : un congrès éco-responsable pour l’IDRRIM à Rennes

L’agence eko Events nous en dit plus sur le congrès éco-responsable de l’IDRRIM organisé au Couvent des Jacobins.

« Le choix de confier l’organisation de notre congrès à une agence engagée est pour nous tout à fait logique : cela nous permet de montrer à nos congressistes l’importance de la RSE pour notre organisation. Ainsi, nous allions le fond et la forme tout en protégeant la planète » (L’IDRRIM).

Quel était l’objectif principal de l’IDRRIM ? Pourquoi ont-ils fait appel à eko Events ?

L’IDRRIM est une structure dédiée à la mobilité, un enjeu majeur du développement durable. Elle a choisi d’organiser un événement responsable pour être en cohérence avec ses engagements et sa stratégie et a également voulu donner du sens à son événement. eko Events est certifiée ISO 20121 depuis 2007, garantie d’une réelle expertise certifiée par un tiers et une reconnaissance internationale. Dans ce cadre, le choix d’un lieu responsable fait partie intégrante de nos critères. Nous avons donc proposé le Couvent des Jacobins à l’IDRRIM pour deux raisons principales : son accessibilité et son engagement en matière de développement durable.

Quels sont les enjeux d’un éco-congrès ?

Les enjeux d’un événement durable sont nombreux et ne sont pas seulement liés à l’environnement. Il faut penser l’éco-responsabilité sur le plan global afin de nourrir la stratégie RSE de nos clients. Chez eko Events, nous envisageons les événements éco-responsables selon cinq grands enjeux : la lutte contre le changement climatique, la préservation des ressources naturelles, l’engagement pour une meilleure santé et sécurité, le développement de l’éco-conception et de l’économie circulaire et enfin le soutien à l’inclusion et à la solidarité. Evidemment, l’accent peut être mis sur un aspect en particulier selon le porteur de l’événement : la solidarité, la préservation des ressources naturelles, la réduction de l’empreinte carbone…

Quels sont les incontournables dans l’organisation d’un éco-congrès ?

La recherche du lieu est l’élément le plus important, notamment sur le plan de l’accessibilité, car le transport des congressistes est la cause de la plus grande partie des émissions de CO2. L’enjeu est donc de trouver un lieu hyper-accessible en transports en commun pour faciliter la venue de participants de toute la France : depuis Paris, de gare à gare mais également de la gare vers le lieu de l’événement.

A ce titre, Rennes réunit tous les critères : une situation géographique idéale, un centre des congrès très récent, spacieux, avec des espaces très modulables, et un engagement fort en matière de développement durable puisqu’à cette époque (octobre 2021), Destination Rennes et le Couvent des Jacobins étaient en cours de certification ISO 20121 (obtenue depuis).

Sur quels aspects du congrès peuvent se faire les choix éco-responsables ?

L’accessibilité, le lieu, des prestataires locaux (le choix du traiteur notamment), les consommables, la technique… Dans le détail, il s’agit par exemple de veiller à la composition des repas ; à la provenance des consommables (fabriqués localement ou à minima en France) ;  au recyclage ; à la location de matériel plutôt que l’achat et à la location de mobilier empilable pour réduire la place dans les transports… En d’autres termes, l’éco-responsabilité doit se retrouver dans toutes les lignes d’un budget ! D’autre part, sur tous les événements que nous organisons, nous proposons de reverser 1 % du coût total de l’organisation à une association parmi un choix de 5 organisations partenaires.

Le congrès de l’IDRRIM a été certifié ISO 20121. Concrètement, comment cela s’est-il traduit ?

Pour ce congrès, une série de choix éco-responsables ont été faits :

• Un traiteur engagé proposant des produits locaux et de saison avec des déchets alimentaires transformés en biogaz.
• Un lieu facilement accessible en transports en commun et certifié ISO 20121.
• Un partenariat avec ALL4TREES, une association dont la mission est de fédérer et promouvoir les porteurs de projets engagés pour la préservation et la restauration des forêts. 1% du coût de l’événement est reversé à l’association.
• Une réduction des transports et des émissions de CO₂ (prestataires locaux, mobilier empilable).
• Une mise à disposition de masques made in France.
• Des tote-bags en coton, conférenciers (chemises en carton) et tours de cou, le tout en matière recyclée.
• Un programme imprimé avec de l’encre végétale sur du papier issus de forêts gérées durablement.

Le tout complété par les mesures prises par le Couvent des Jacobins dans le cadre de sa démarche RSE (recyclage des masques, gestion des biodéchets, eau filtrée…).

Comment avez-vous collaboré avec le Couvent des Jacobins sur cette thématique ?

Le Couvent des Jacobins nous a mis à disposition sa liste de prestataires locaux et référencés pour leur engagement responsable. Le centre des congrès de Rennes propose également une offre de « pauses durables » qui suit un cahier des charges complet et engagé : choix des fournisseurs selon leur engagement responsable, sélection de produits bios et éthiques, installation d’un système de filtration de l’eau réduisant l’utilisation de bouteilles plastiques, la collecte de biodéchets, embauche de main-d’œuvre locale pour le service…

Finalement, organiser un événement responsable coûte-t-il plus cher ?

On pourrait croire qu’organiser un événement éco-responsable est plus onéreux mais c’est faux. En tous cas, nous n’avons jamais eu ce reproche de la part de nos clients ! Il peut cependant y avoir parfois des différences de prix mais c’est à nous de faire des choix en supprimant des dépenses inutiles ou qui ne font pas sens (goodies par exemple). Mais sur la plupart des événements, la différence est minime : choisir des tote-bags en coton bio ou des tours de cou recyclables coûte quelques centimes de plus l’unité.

Aujourd’hui, être engagé est globalement plus facile car tout le monde se met à la page : prestataires, fournisseurs… Il faut toutefois prendre le temps de rencontrer chacun et voir comment ils travaillent afin être sûr de collaborer en toute confiance. L’événementiel est par définition éphémère, c’est pourquoi c’est un secteur qui a beaucoup à faire en matière d’éco-responsabilité.

Pour conclure, quels sont les avantages d’organiser un éco-événement ? A contrario, y’a-t-il des inconvénients ?

Organiser un événement éco-responsable est un vrai plus pour l’organisateur, en termes d’impact et d’image auprès des participants, des exposants, du grand public… C’est un véritable élément de communication, qui est à ce jour encore différenciant, mais d’ici quelques années, j’espère que tous les événements seront éco-responsables. On peut choisir de le mettre en avant comme l’un des premiers éléments de communication sur un congrès ou en faire l’un des éléments de sa communication.

(*Le transport des passagers est la cause de 60 % des émissions de CO₂ selon  l’ITF, International Trade Forum, 2019)

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